La régularisation des charges en copropriété intervient généralement à la fin de chaque exercice comptable, qui est souvent une année civile. Cela signifie que les opérations de régularisation ont lieu une fois par an pour ajuster les montants des charges payés par les copropriétaires en fonction des dépenses réelles engagées par la copropriété au cours de cette période.

    1. Provisionnement mensuel : Chaque copropriétaire verse mensuellement une provision de charges. Ces provisions sont calculées en fonction du budget prévisionnel de la copropriété, qui est établi en début d’année et qui prend en compte les dépenses prévues pour l’entretien, la gestion et les services communs.

    2. Suivi des dépenses : Pendant toute l’année, le syndic collecte les provisions de charges et gère les dépenses de la copropriété. Les factures de services (comme l’entretien, l’électricité, le nettoyage, etc.) sont payées à partir de ces provisions.

    3. Clôture de l’exercice comptable : À la fin de l’exercice comptable (généralement à la fin de l’année civile), le syndic réalise un bilan financier qui détaille toutes les dépenses réelles engagées par la copropriété au cours de l’année. Cela inclut non seulement les dépenses prévues, mais aussi les éventuelles dépenses imprévues ou exceptionnelles.

    4. Comparaison avec les provisions : Une fois le bilan financier réalisé, le syndic compare les dépenses réelles aux provisions de charges versées par les copropriétaires tout au long de l’année. Il peut alors y avoir deux scénarios :

a. Solde positif : Si les provisions excèdent les dépenses réelles, un excédent est généré. Dans ce cas, cet excédent peut être utilisé pour constituer une réserve de trésorerie pour la copropriété ou pour être redistribué aux copropriétaires sous forme de diminution des charges à venir.

b. Solde négatif : Si les dépenses réelles dépassent les provisions, un déficit est constaté. Dans ce cas, les copropriétaires devront payer un supplément pour couvrir ce déficit. Ce supplément est généralement réparti entre les copropriétaires en fonction de leurs quotes-parts respectives.

    5. Notification de régularisation : Une fois la régularisation effectuée, le syndic envoie aux copropriétaires une notification de régularisation de charges. Cette notification détaille les montants des provisions initiales, les dépenses réelles, les éventuels excédents ou déficits, et explique les ajustements qui seront appliqués aux charges à venir.

Il est important de noter que la régularisation des charges vise à assurer une répartition équitable des coûts réels entre les copropriétaires. Elle permet également de maintenir la santé financière de la copropriété en ajustant les provisions en fonction des dépenses réelles. C’est pourquoi il est essentiel pour les copropriétaires de comprendre ce processus et de coopérer avec le syndic pour garantir une gestion transparente et équilibrée des finances de la copropriété.

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Yoann MISERIA

Gérant